Send ordre til fakturering i 24Seven Office

Instruksjon for å sende ordre til fakturering i 24SevenOffice

For å sende en ordre til fakturering i 24SevenOffice, følg disse trinnene nøye:

1. Åpne bordet der gjestene sitter i kassasystemet.
2. Registrer varer som vanlig ved å legge inn produktene kunden bestiller.
3. Når kunden ber om fakturering via faktura, legg til kunden fra kundelisten på bordet (kunden kan legges til fra det du åpna også):
   • Velg kundelisten.
   • Søk opp kunden (kunden må være registrert på forhånd i 24SevenOffice med riktige detaljer og organisasjonsnummer).
   • Knytt kunden til bordet.

Lukk bordet igjen for å lagre endringene.

Åpne bordet igjen for å verifisere at kunden er registrert.

Når alt er korrekt, klikk på "Send til fakturering".

Systemet vil nå sende ordren videre til regnskapssystemet for fakturering i 24SevenOffice.

Etter sending av fakturetgrunnlaget

Skriv ut en kopi av fakturaenslik at gjesten kan ta den med seg eller for internt bruk:

• Gå til fakturaoversikten.
• Velg den aktuelle fakturaen.
• Klikk på "Skriv ut kopi".
• Lever fakturagrunnlag kopien til kunden eller arkiver den internt.

Merk:

• Kunden må være registrert i 24SevenOffice med korrekte opplysninger (inkludert organisasjonsnummer) før fakturering kan gjennomføres.
• Det er mulig å opprette en ny kunde direkte fra kassen, men dette krever manager-rettigheter.
• Dobbeltsjekk alltid at riktig kunde er registrert før du sender ordren til fakturering.

✅ Husk: Hvis kunden ikke er registrert fra før, må en manager opprette kunden i systemet før fakturaen kan sendes.

? Tips: Unngå å skrive-ut grunnlaget og vær med å skape et bedre miljø, å skrive ut en kopi av fakturaen kan være nyttig for kundens egen oversikt eller for intern dokumentasjon. 

I 24seven i 24Seven Office etter at ordren er sendt fra kassen?

Etter at ordren er sendt fra kassesystemet til 24SevenOffice, må følgende steg gjennomføres for å sikre at faktureringen blir korrekt:

1. Motta ordren i 24SevenOffice

   • Logg inn på 24SevenOffice.
   • Gå til ordreoversikten og finn den nylig mottatte ordren fra kassen.

2. Sjekk ordredetaljer nøye

   • Verifiser at alle varer og priser er riktig registrert.
   • Sjekk at riktig kunde er knyttet til ordren.
   • Kontroller at leveringsadresse og betalingsbetingelser er korrekte.
   • Se over eventuelle rabatter eller merknader.

3. Klargjør ordren for fakturering

   • Hvis alt stemmer, kan du bekrefte ordren som klar for fakturering.
   • Hvis det er feil, gjør nødvendige korrigeringer eller kontakt kassen for oppdatering.

4. Send fakturaen

   • Når ordren er korrekt og godkjent, generer fakturaen.
   • Velg riktig faktureringsmetode (e-faktura, e-post, eller papirfaktura).
   • Send fakturaen til kunden.

5. Arkivering og oppfølging

   • Oppdater ordrestatus i systemet.
   • Hvis det er avtalt kreditt eller betalingsbetingelser, følg opp betalingene i regnskapssystemet.

✅ Viktig!

• Dobbeltsjekk alltid ordredata før fakturering for å unngå feil.
• Sjekk kassen ved evt. mangler eller feil i ordren for å sikre at fakturaen blir korrekt.
• Fakturering bør utføres raskt for å sikre en smidig betalingsprosess.

? Tips: Opprett en rutine for å gjennomgå ordre daglig slik at ingen fakturaer blir forsinket.